2009-02-08

I somras genomförde forskare på Högskolan i Skövde en studie kring vilka dokumentformat som kommuner klarar av att hantera från allmänheten. I studien framkom att 80% av kommunerna inte kan öppna dokument i ISO-standarden Open Document Format (ODF). ODF är en standard för kontorsdokument (ordbehandling, kalkylblad, presentationer mm.) och har fastslagits som både svensk (SS-ISO/IEC 26300:2008) och internationell (ISO/IEC 26300) standard.

ODF har fått en stor spridning på flera datorplattformar och kan idag läsas/skapas med de flesta kontorsprogramvaror. Därför är det konstigt att inte fler offentliga organisationer klarar av att hantera dokument i ODF.

Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) skriver följande kring dokumentformat:

Bifogade filer kan vara av en mängd olika format. För att underlätta kommunikationen med medborgarna när det gäller bifogade filer bedömer vi att det är rimligt att kommuner och landsting kan ta emot dokumentformat som följer erkända standarder som ISO (ODF och PDF/A) och andra format som är fastställda eller rekommenderade av ansvariga myndigheter. Vartefter kan det bli aktuellt att komplettera med nya format som garanterat kan tas emot. Även ett antal vanliga bildformat liksom olika typer av textformat bör kunna hanteras.

Vilka format som kommunen eller landstinget väljer att ta emot är upp till respektive organisation att avgöra. Information om vilka format som är lämpliga vid kommunikationen bör tydligt anges på kommunens och landstingets webbplats och i annat informationsmaterial. Om ett e-postmeddelande avvisas som en följd av att bilagan inte kan tas emot bör avsändaren meddelas och anvisas ett alternativ.

Det är inte acceptabelt att kommuner, landsting eller myndigheter begränsar formaten till att vara så applikationsspecifika att det behövs en viss produkt för att kunna kommunicera med myndigheten. Oavsett vilka program som används inom organisationen bör kommunikationen med medborgarna ske på medborgarens villkor så långt som möjligt.

Detta har även bäring på vilka format du publicerar på din webbplats. Jag har uppdaterat riktlinje 5.7.4 Publicera i första hand dokument i HTML eller XHTML med denna information i förhoppningen att en kommande mätning av offentliga organisationers förmåga att hantera standardiserade format har ändrats till det bättre.

Vad är orsakerna att din organisation inte kan hantera dokument i ODF-formatet? Saknar ni programvara? IT-strategi? Om du någon form av stödmaterial för hur du kan komma igång med ODF i din organisation så skulle man kunna ta fram det och publicera det här. Lämna gärna dina synpunkter nedan.

Kommentera